Bewaarders van die Geskiedenis van ons Plaaslike Kulture

Erfurthuis, Ryneveldstraat 37, Stellenbosch Privaatsak X5048, Stellenbosch, 7599

Tel.: (021) 886 9468 Web: www.heemkring.org.za

KONSTITUSIE

(soos gewysig 7/3/2001 en 14/3/2007)

1 Naam

Die naam van die vereniging is Die Stellenbosse Heemkring (hierna “die vereniging” genoem).

2 Doelstellings

2.1 Om die kultuurbodem en heem Stellenbosch (dorp en distrik) te bestudeer.

2.2 Om geskrewe en oudiovisuele materiaal met betrekking tot Stellenbosch te versamel, te orden, te verwerk, te ontsluit en te bewaar.

2.3 Om oorspronklike navorsing betreffende Stellenbosch aan te moedig en te ondersteun, en om die resultate van sodanige navorsing te publiseer.

2.4 Om binne die raamwerk van sy doelstellings ‘n inligtingsdiens in verband met Stellenbosch aan die publiek te lewer.

2.5 Om met ander persone en instansies wat Stellenbosch se kultuur, asook sy natuuromgewing, bestudeer en/of bewaar, saam te werk.

3 Lidmaatskap

3.1 Elke persoon en elke instansie wat die doelstellings onder klousule 2 hierbo onderskryf en die toepaslike ledegeld betaal, kan lid van die vereniging word.

3.2 Daar is vier kategorieë lede:

3.2.1 Gewone individuele lede

3.2.2 Institusionele lede (organisasies, liggame, inrigtings - wat elk net een stem het)

3.2.3 Lewenslede

3.2.4 Erelede

3.3 Ledegeld: Lede betaal die ledegeld soos van tyd tot tyd op ‘n algemene jaarvergadering vasgestel.

3.4 Erelede: Erelidmaatskap kan met die goedkeuring van* ‘n algemene jaarvergadering toegeken word aan iemand (lid of nie-lid) wat besondere diens aan die vereniging en/of die Stellenbosse gemeenskap gelewer het.

4 Bestuur

4.1 Die verkose bestuur bestaan uit ‘n voorsitter, ondervoorsitter, sekretaris, tesourier en vier bykomende lede. Die argivaris is ampshalwe ook lid van die bestuur en het stemreg. Die bestuur het die reg op ad hoc-koöptering.

4.2 Die ampsdraers en vier bykomende lede van die bestuur word op elke algemene jaarvergadering vir ‘n termyn van een jaar verkies en is herkiesbaar.

4.3 Die bestuur vergader so dikwels as nodig maar minstens twee maal per jaar.

4.4 Van ‘n bestuursvergadering word minstens sewe dae vooraf aan elke lid kennis gegee.

4.5 Vyf lede van die bestuur maak ‘n kworum uit.

4.6 Besluite word op ‘n bestuursvergadering met ‘n gewone meerderheid van stemme geneem; die voorsitter het ‘n gewone en ‘n beslissende stem.

4.7 Indien ‘n lid van die bestuur twee maal na mekaar sonder geldige verskoning van ‘n bestuursvergadering afwesig is, hou so iemand op om lid van die bestuur te wees.

4.8 Indien die voorsitter of sekretaris van ‘n vergadering van die bestuur afwesig is, kies die aanwesige lede uit eie geledere ‘n voorsitter of sekretaris vir die vergadering.

4.9 Indien ‘n ampsdraer in die loop van sy/haar ampstermyn sy/haar amp neerlê, maar as lid van die bestuur aanbly, kies die ander lede van die bestuur uit eie geledere ‘n plaasvervanger vir die oorblywende gedeelte van die termyn.

4.10 Indien ‘n lid van die bestuur in die loop van sy/haar ampstermyn uit die bestuur tree, kan die oorblywende lede die vakature vir die oorblywende gedeelte van die termyn deur koöptering aanvul.

4.11 Bevoegdhede van die bestuur:

4.11.1 Die bestuur is in die algemeen verantwoordelik vir die beheer oor die geldsake, organisasie en administrasie van die vereniging.

4.11.2 Die bestuur kan namens en ten behoewe van die vereniging ‘n werknemer of werknemers aanstel, teen ‘n vergoeding waaroor die bestuur besluit, en kan die diens van sodanige werknemer of werknemers beëindig.

4.11.3 Die bestuur kan enige projek ter uitvoering of bevordering van die vereniging se doelstellings onderneem of laat onderneem.

4.11.4 Die bestuur kan ‘n lid wat na herhaalde skriftelike herinnering in gebreke bly om sy/haar ledegeld te betaal, van die ledelys skrap.

4.12 Die bestuur, of ‘n lid of lede daarvan soos deur die bestuur aangewys, stel die agenda vir elke algemene vergadering op en sorg dat aan elke lid van die vereniging minstens tien dae vooraf behoorlik kennis gegee word.

5 Algemene vergaderings

5.1 Die vereniging vergader minstens vier keer per jaar (met inbegrip van die algemene jaarvergadering).

5.2 ‘n Kworum vir ‘n algemene vergadering is die getal lede teenwoordig.

5.3 Besluite word met ‘n gewone meerderheid van stemme geneem (behalwe wanneer dit om ‘n wysiging van die konstitusie gaan: dan geld die vereiste in klousule 6, en wanneer oor ontbinding besluit moet word: dan geld klousule 7). Die voorsitter het ‘n gewone en ‘n beslissende stem.

5.4 Lede wie se ledegeld vir die voorafgaande jaar of jare uitstaande is, het geen stemreg nie.

5.5 Daar kan met opsteek van hande of per stembrief gestem word, al na die vergadering besluit.

5.6 Indien die voorsitter afwesig is, tree die ondervoorsitter as voorsitter op en as laasgenoemde ook nie beskikbaar is nie, kies die vergadering ‘n voorsitter uit die aanwesiges.

5.7 Algemene jaarvergadering

Die eerste algemene vergadering van die jaar, wat nie later nie as 31 Maart gehou moet word, neem die vorm van ‘n algemene jaarvergadering aan. Die agenda daarvan is soos volg (nie noodwendig in dié volgorde nie) * :

(a) Konstituering

(b) Goedkeuring van die agenda

(c) Genooide spreker en/of kunstenaar(s)

(d) Goedkeuring van die notule van die vorige algemene vergadering

(e) Sake uit die notule onder (d)

(f) Die voorsitter se verslag

(g) Die tesourier se verslag

(h) Vasstelling van ledegeld

(i) Wysiging van konstitusie (indien wel)

(j) Jaarprogram

(k) Verkiesing van bestuurslede

(l) Algemeen

(m) Afsluiting

5.6 Buitengewone algemene vergadering

Die bestuur kan wanneer omstandighede dit vereis ‘n buitengewone algemene vergadering belê. Die bestuur moet so ‘n vergadering belê wanneer vyftien (15) of meer lede dit skriftelik versoek, met uitdruklike vermelding van die rede vir die versoek.

6 Wysiging van konstitusie

Die konstitusie kan slegs op ‘n algemene jaarvergadering gewysig word, na skriftelike kennisgewing van die voorgestelde wysiging(s) minstens tien dae voor die vergadering, indien twee derdes van die aanwesige lede ten gunste van die wysiging(s) stem.

7 Ontbinding

7.1 Die vereniging sal ontbind indien –

7.1.1 daartoe besluit word deur minstens 75% van die aanwesige lede, wie se ledegeld betaal is, by ‘n vergadering wat spesiaal byeengeroep is om ontbinding te oorweeg en waarvan minstens 21 dae voor die vergadering skriftelik kennis gegee is, met uitdruklike vermelding van die doel van die vergadering, aan al die lede by hulle jongste bekende adresse, of

7.1.2 die ledetal van die vereniging tot minder as tien gedaal het.

7.2 Indien die vereniging ontbind word kragtens ‘n besluit geneem ooreenkomstig klousule 7.1.1 hierbo, sal die lede aanwesig by die ontbindingsvergadering geregtig wees om met ‘n gewone meerderheidsbesluit te bepaal watter instansie of instansies die bates van die vereniging sal oorneem, maar indien geen dergelike besluit geneem word of geneem kan word nie, of indien ontbinding ooreenkomstig klousule 7.1.2 hierbo plaasvind, sal die bates van die vereniging die eiendom van die Stellenbosch-Museumtrust word.

* 5.7 soos gewysig op 7/3/2001

* 3.4 soos gewysig op 14/3/2007

-------------------